Préparation de l’assemblée

Le syndic et le conseil syndical préparent l’assemblée générale ensemble, ils en établissent l’ordre du jour. Tout copropriétaire peut envoyer à tout moment une demande d’insertion d’une résolution à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale (courrier recommandé AR), si la convocation est déjà partie lors de la réception de son courrier, la résolution sera inscrite pour l’assemblée générale suivante.
Le syndic convoque les copropriétaires par lettre recommandée qui doit être reçue 21 jours avant la date fixée pour l’assemblée générale.

Convocation

La convocation est constituée d’un ordre du jour et de documents annexes. Il y a notamment les devis pour les travaux proposés au vote, le projet de contrat du ou des syndic(s) candidat(s) pour un mandat, et les documents comptables.
Les documents comptables sont constitués de :

  • Annexe 1 – l’état financier ;
  • Annexe 2 – le budget général ;
  • Annexe 3 – le budget détaillé ;
  • Annexe 4 – les travaux hors budget réalisés et clôturés dans l’exercice ;
  • Annexe 5 – les travaux hors budget non clôturés.

La comptabilité en copropriété suit un plan comptable qui lui est propre.

Ordre du jour

L’ordre du jour type de l’assemblée générale prévoit :

  • L’élection du bureau de l’assemblée, quand le mandat de syndic n’est pas mis en concurrence il est souhaitable de désigner le syndic comme secrétaire de séance ;
  • L’élection des conseillers syndicaux quand leur mandat arrive à échéance ;
  • L’approbation des comptes de l’exercice clos ;
  • Le vote du budget de l’année suivante ;
  • L’élection du syndic de copropriété. Les amendements et négociations sur le contrat de syndic proposé décidés en assemblée sont intégrés. Le contrat de syndic est signé en séance, un exemplaire est joint au procès verbal de l’assemblée générale ;
  • Les décisions nécessaires à l’entretien et à l’administration de l’immeuble (notamment les travaux).

AXCEPIERRE déconseille de voter favorablement à des résolutions visant à donner quitus au syndic pour sa gestion, privant le syndicat des copropriétaires de recours en cas de faute professionnelle, ou à déroger au principe du compte bancaire séparé.

Conditions de majorité

En fonction des dispositions légales, les conditions de majorités sont définies :

  • A à l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965, soit la majorité des voix des présents (ou représentés) lors de l’AG ;
  • A à l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, soit la majorité des voix de l’ensemble su syndicat des copropriétaires ;
  • A à l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965, si la majorité à l’article 25 n’est pas obtenue, la résolution peut être immédiatement revotée à la majorité des voix des présents (ou représentés) lors de l’AG si la résolution a recueilli 1/3 au moins des voix de tout le syndicat. A défaut, une autre assemblée peut être réunie ultérieurement pour délibérer sur ce point ;
  • A à l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965, soit la « double majorité » : c’est à dire la moitié des copropriétaires (en nombre) représentants les 2/3 des voix (en tantièmes).

Procès Verbal

A la clôture de l’ assemblée générale, le secrétaire – généralement le syndic – dresse le procès verbal de l’assemblée générale et le fait ratifier par le président de séance et les scrutateurs.

Les Gestionnaires de la SAS AXCEPIERRE, syndic de copropriétés à Marseille et dans sa région, sont équipés d’ordinateurs et imprimantes portables pour faciliter le déroulement de l’assemblée générale jusqu’à l’impression des minutes de l’assemblée générale dactylographiées.

Les minutes sont transmises avec le projet de procès verbal au président de séance et au(x) scrutateur(s) afin qu’ils vérifient la teneur du document et le valident.
Le procès verbal signé est envoyé à l’ensemble des copropriétaires. Les copropriétaires absents, s’étant abstenus ou ayant voté contre une résolution reçoivent le procès verbal de l’assemblée générale en recommandé AR.

Les copropriétaires disposent d’un délai de deux mois à compter de la réception du procès verbal pour contester les décisions de l’assemblée générale. Passé ce délai, les actions en contestations seront forcloses et les décisions définitivement applicables.

Ce qu’une assemblée a décidé, une autre assemblée peut le défaire dans les mêmes conditions de majorité.